iletisim
İLETİŞİM
İletişim, bir bireyden diğerine bilgi ve anlayışın aktarılması, anlamın paylaşılmasıdır. İletişim, insanların birbiriyle ilişki kurma aracıdır. İletişimin bir gönderici bir de alıcı öğeleri var. Göndericinin mesajı alındığında iletişim tamamlanmış olur. Alıcıdan göndericiye geri besleme yapıldığında bu iki yönlü iletişimi oluşturur.
İletişim tüm insan ve grup ilişkilerinde önemli. Onların kişiliklerini, değer yargılarını, düşüncelerini anlamayı sağlıyor.
İletişim, duygu, düşünce, bilgi aktarmaktır. Fark etmeyle başlar, algılamaya dayalı bir süreçtir; anlaşılmak ister. Dolaylı yollarla yapılan bilgi alışverişi iletişim olmaz. Tek yanlı bilgi iletimi de iletişim değildir.
İletişim kişiye değil kişiyle yapılır.
Kişilerin anlatma eylemlerinin amacı da anlaşılmak olduğuna göre iletişimin önemi çok açık. "anlaşılmak"
İletişimi başlatan kişi açısından; iletişimde anlamın kodlanması, verilecek mesaj, iletişimin biçimi ve gönderme becerileri önem taşır. Yapılan araştırma sonuçlarına göre iletişimi gönderme becerilerinde oransal büyüklükler şöyle:
Kelimeler % 10
Ses tonu % 30
Beden dili % 60 yani beden dili en etkili iletişim aracı
İletişimde bulunulan kişi açısından iletişim ise; dinleme, anlama ve geri bildirimdir. Dinleme; önemsememe, seçici dinleme, dikkatle dinleme, empatik dinleme şeklinde olabilir.
İletişimde bazı genellemeler iletişimi güçleştirir. Örneğin 'mühendislik eğitimi alanlar maliyet düşünmezler' ya da 'teknik bir işletmede insan ilişkileri zayıftır' gibi genelllemeler ve önyargılar da iletişimi güçleştirir (Kötü insan ne söylese kötüdür gibi).
ÖRGÜTLERDE İLETİŞİM
Bütün toplumsal etkileşimler iletişim içerir. İletişimin olmadığı yerlerde örgütler olamayacağına göre; iletişim örgüt için önemlidir. Örgütlerde üç tür iletişim sistemi vardır. Bunlar; biçimsel (resmi), biçimsel olmayan (doğal) ve örgüt dışı iletişim sistemleridir.
A. Biçimsel (resmi) iletişim:
Organizasyonun hiyerarşik yetki yapısı biçimsel iletişim sistemini şekillendiriyor. Organizasyon içindeki ve organizasyonun çevresi ile bilgi akışını sağlayan kanalları ifade ediyor. Etkin bir yönetimin olması, iletişim kanallarında, bilgilerin serbestçe dolaşımına izin verecek sistemin varlığına bağlı. Örgütlerde biçimsel iletişim dört yönde hareket ediyor.
1. Yukarıdan Aşağıya Doğru (hiyerarşik) İletişim
Organizasyonun hiyerarşik yapısı içerisinde, tepedeki yöneticiden başlayıp, emir komuta zincirini izleyerek aşağıya doğru uzanan iletişimdir. Bu iletişimde; işletmenin politikaları, kuralları, emirler ve bilgi talepleri iletimde rol oynuyor. Yukarıdan aşağıya doğru iletişim genellikle, yalın bir dille, anlaşılır, yoruma yer vermeyecek biçimde yazılı olmalıdır.
2. Aşağıdan Yukarıya İletişim
Bu iletişim; astların gerekli bilgileri üstlere verme aracı olmaktadır. Yukarı doğru iletişim genellikle astların verdiği rapor ve tepkilerden oluşur. Astlar, gerek yaptıkları iş, gerekse yönetim hakkındaki düşüncelerini üst makamlara iletirler. Modern örgütlerde görülen öneri ve şikayet kutuları, grup toplantıları gibi yöntemler bu tür iletişimi geliştirme amacına yöneliktir. Ancak, aşağıdan yukarıya doğru iletişimi engelleyen bir çok neden söz konusudur.
Bunlar;
Fiziksel uzaklık ve erişilemezlik
Her kademede bilgilerin değişikliğe uğraması
Amirin davranış ve tutumu
Astın statüsü
Gelenekler
3.Yatay İletişim
Aynı örgütsel düzeydeki kişi ve bireyler arasındaki iletişimdir. En önemli işlevi, çeşitli örgütsel birimler içinde faaliyetlerin etkinliğini ve uyumunu sağlamaktır. Özellikle modern ve büyük organizasyonlarda aşırı iş bölümünün ortaya çıkardığı farklılaşma ve uzmanlaşma, birimler arası uyumun önemini arttırmış ve bu nedenle yatay iletişimin önemi de artmıştır.
4.Çapraz İletişim
Biçimsel iletişim "yukarıdan-aşağıya", "aşağıdan-yukarıya" ve "yatay" biçimde olmak üzere üç şekilde gelişmesinin yanı sıra, bazı durumlarda iletilen bilgi ya da mesajın niteliğine göre çapraz bir yol izlediği durumlardır. Örneğin bir işveren ya da genel müdür deneme aşamasında olan bir ürün ya da makinanın teknik özelliklerini ya da sonuçları öğrenmek isterken hiyerarşik emir-komuta zincirinin dışına çıkarak çalışan bir mühendis ya da bir operatörün bilgisine başvurabilir. Bu şekildeki iletişime "çapraz iletişim" denilmektedir. Klasik yönetim biçimine göre yetişmiş insanımıza ters gelen bir iletişim biçimi olmakla beraber işlerin yapılmasında ve karar süreçlerinde etkili bir iletişimdir.
B. Doğal İletişim
Organizasyonlarda biçimsel iletişimin yanı sıra, biçimsel olmayan, yani doğal iletişim de söz konusudur. Organizasyonlarda biçimsel yapının eksik kalması nedeniyle, işgörenlerin ihtiyaçlarını karşılamada doğal grupların oluştuğu bilinen bir gerçektir. Biçimsel olmayan iletişim genellikle dedikodu ve söylenti şeklinde gerçekleşir.
C. Örgüt Dışı İletişim
Organizasyonlar açık sistemlerdir. Sürekli biçimde değişen bir çevre içinde faaliyet gösterirler.Yaşamlarını sürdürebilmek için örgüt içi iletişim kanalları kadar, örgüt dışı iletişim kanallarını da kullanmak zorundadırlar. Dışarıdan gelen bilgiler, örgütün karar merkezinde, yapısında, programlarında ve davranış biçimlerinde sürekli düzenleme ve ayarlama yapmalarını gerekli kılmaktadır.
GRUPLAR ARASI İLETİŞİM MODELLERİ
Merkezi model: Bu model otorite ve karar alma inisiyatifinin örgütün en üst yöneticisinde toplanmasını temel alan, geleneksel (klasik) örgüt yapı ve felsefesinde sıkça görülen bir modeldir. Grubun bütün üyelerinin merkezi konumdaki yetkili ile bilgi alışverişinde bulunmalarına karşın, kendi Aralarında bir iletişim yaşanmamaktadır. Modelin merkezileşme derecesi yüksek, grup tatmini az, kişisel tatmin yüksek ve iletişim hız ve doğruluk derecesi çok yüksektir.
Daire Modeli: Grupta belirgin bir lider yoktur. Bireylerin herhangi biri iletişimi başlatabilir. Grup üyelerinin birbirleriyle iletişim olanaklarının bir hayli fazla olduğu daire modelinde, bir tek kişinin iletişim kurması çok zordur. Merkezleşme derecesinin az, haberleşme kanalının ve grup tatmininin orta, önderlik tatmini, hız ve doğruluk derecesinin düşük olduğu bir modeldir.
Serbest Model: Tüm haberleşme kanallarının her zaman ve herkese açık olduğu, herkesin herkese hiçbir kısıtlama olmadan iletişimde bulunduğu bu model demokratik bir modeldir. Merkezileşme ve önderlik tatmin çok az, haberleşme kanalı sayısı ve kişisel ve grup tatmini çok yüksektir. Ancak, hız ve doğruluk derecesi bu modelde düşüktür.
ÖRGÜTSEL İLETİŞİM ARAÇLARI:
Örgütsel yapı içerisinde ilişkilerin düzenli olması kadar, bu ilişkilerin nasıl ve hangi araçlarla gerçekleştirileceği de önemlidir. Örgütlerde kullanılacak iletişim araçlarının seçiminde, araçların bilgi aktarmayı kolaylaştırıcı, mesajın biçimini ve özünü değiştirmeden, anlaşılır ve hızlı olmasına özenle dikkat edilmelidir. İşletmelerde bilgi ve haber akışını sağlamak için çeşitli iletişim araçları kullanılmaktadır. Bunlar:
1.Yazılı İletişim Araçları
Mesajın kalıcı olması istenen durumlarda iletilecek bilginin
geçerlilik ve doğruluğu kaybolmadan iletilmesini sağlamak için,
yazılı iletişim araçları kullanılmaktadır.
- Yazılı raporlar
- İşletme gazetesi
- Broşür ve el kitapları
- Afiş, ilan tahtası ve bültenler...vb.gibi.
2. Sözlü İletişim Araçları
Herhangi bir konuda işgörenleri aydınlatmak ve bilgi akışını sağlamak
amacıyla sözlü bilgi akışını sağlayan iletişim aracıdır.
- Konferans, seminerler
- Görüşme ve toplantılar...gibi.
3. Görsel İletişim Araçları
İletişim ve eğitim alanlarında kullanılan projeksiyon, tepegöz, ses ve resim prodüksiyonları ve bilgisayarla iletişimi içerir.
4. Sözsüz iletişim
İnsanların yüzlerini, vücutlarını kullanarak birbirlerine mesaj iletmeleri sözsüz iletişim sayılır.
Yüz ifadeleri: Bedenin duruş ve hareketleri ile yapılan, konuşma ve yazı olmaksızın insanların birbirlerine bir takım mesajları iletmesidir. Bu iletişim şeklinde insanların ne söylediği değil ne yaptığı ön plana çıkar. Sözsüz iletişimi de kendi içinde dört gruba ayırabiliriz. Yüzümüzdeki ifade, el ve vücudumuzun duruşu ve göz temasımız sözsüz iletişimde önemli bir yer tutar. Başı " evet hayır " anlamında sallamak, kaşları " hayır" anlamında kaldırmak tıpkı sözlü ifadeler gibi anlam taşır.
Bedensel temas: Farklı bedensel temaslar vererek karşımızdakine farklı mesajlar vermeye çalışırız. Örneğin karşımızdakinin omzunu tutmak, elini sıkmak, koluna girmenin sözsüz anlamları vardır.
Mekan kullanımı: İnsanlar, kendi çevrelerinde oluşturdukları boş mekanlar yoluyla iletişimde bulunurlar. Başka insanlara olan uzaklığımızı ayarlayarak, onlara uzak yada yakın durarak bir takım mesajlar iletiriz. Sevdiklerimize yakın durmayı tercih ederken, daha az samimi olduklarımızla aramızda biraz daha fazla mesafe bulunmasına dikkat eder, hiç tanımadıklarımıza daha uzak dururuz. Bunlar mekan kullanma yoluyla yapılan sözsüz iletişim örnekleridir. Mekanların kullanılış şekli yakınlığın bir göstergesi olabileceği gibi statünün de bir göstergesi olmaktadır. Önde yürümek yüksek statünün göstergesidir. Yüksekte oturmak da yüksek statünün göstergesidir. Yüksek rütbeli yöneticiler, bilginler ve zenginler önde yürürler. Yargıçlar, profesörler yüksek kürsülerde otururlar.
Araçlar: İletişimde mesaj iletmek için başvurulan yollardan biri de bir takım araçlar kullanmaktır. Bunlara rozetler, takılar, belirli kıyafetler vb.araçlar çevreye verilen birtakım mesajları iletir.
Bütün canlıların ihtiyaç duyduğu iletişimin insan yaşamındaki yeri çok farklı ve anlamlıdır. Çünkü diğer canlılardan farklı olarak insan, sürdürebildiği iletişimleri inceler ve geliştirir.
Diğer canlıların da birbirleri ile derin ve anlamlı iletişim kurduklarından söz edilebilir. Ancak tüm canlılar içinde yalnız insanlar birbirlerinin rolüne girip birbirleri ile empati kurma şansına sahiptirler.
Hangi yol ya da yöntemle olursa olsun iletişim bilgiyi paylaşmada büyüme ve gelişme için gerekli ve etkili bir araç olduğuna göre; net, açık, yoruma yer bırakmayacak şekilde hepsinden önemlisi hızlı olmalıdır. İletişimin zayıflığı mesajın anlaşılamasını güçleştirir ve zaman israfına yol açar. moral bozuluğu ve motivasyon düşüklüğüne neden olur. Bilgi akışını yavaşlatır, zorlaştırır. İş verimini duşürür. Anlaşılamamak veya yanlış anlaşılmaktan korku, iletişimde karar verme sürecini de kötü yönde etkiler. Yönetime katılımı engeller.
(Alıntıdır: Kaynağı bilinmiyor)